Mitarbeitergespräch erfolgreich führen – Das gilt es zu beachten!

Einmal im Jahr ist es wieder soweit – das Mitarbeitergespräch steht an. Der Mitarbeiter und auch der Chef sind gefordert, schließlich bedarf es einer guten Vorbereitung. Dennoch darf das Mitarbeitergespräch als wichtiger Baustein angesehen werden, um der Zusammenarbeit wieder neue Impulse zu schenken.

Ein gutes Mitarbeitergespräch zu führen, darauf kommt es an

Ein gedanklicher Austausch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist wichtig. Deshalb werden in unterschiedlichen Zeitintervallen Mitarbeitergespräche angeboten. Während einige Unternehmen ihr Gespräch vierteljährlich ansetzen, nutzen die anderen die Halbjahresfrist. Das Jahresgespräch ist die Variante, die am meisten gewählt wird.

In einem Mitarbeitergespräch kommt das Hier und Jetzt zur Sprache. Dabei stehen die Arbeit sowie die Leistung im Fokus. In der Folge des Gesprächs wird die Zukunft erörtert: Wie sieht es mit den beruflichen Zielen aus? Wie ist es um die künftige Entwicklung des Unternehmens bestellt?  Es erfolgt also ein Feedback zum aktuellen Stand, aber auch die Perspektiven für die Zukunft werden offen gelegt.

Auf welche Faktoren baut ein gutes Mitarbeitergespräch auf?

Zum einen auf eine gute Vorbereitung:  Unter die Vorbereitungsarbeiten fällt die Analyse der erbrachten Arbeit: Das aktuelle Arbeitsgebiet steht im Fokus, geleistete Erfolge werden aufgezeigt, womöglich gibt es von Arbeitgeberseite den einen oder anderen Kritikpunkt. Die Zufriedenheit der erbrachten Arbeit wird dargelegt.

Zum anderen soll es ein gemeinsames Bestreben sein, berufliche Ziele umzusetzen: So werden berufliche Neuerungen vorgestellt, neue Planungen werden offen gelegt und mit dem entsprechenden Ziel versehen. Dabei nehmen die beruflichen Perspektiven als auch die Wünsche des Arbeitnehmers eine wichtige Rolle ein. Es wird geklärt, in welchen Bereich es noch Entwicklungspotenzial gibt. Weiterbildung und Förderpläne werden aufgezeigt.

Tipps für den Chef: Damit es zum Gesprächserfolg kommt

Tipp 1 – Die richtige Vorbereitung

Vorgesetzte sollten immer gut vorbereitet sein, wenn sie zu einem Mitarbeitergespräch erscheinen. Das heißt der Chef muss sich mit dem Beschäftigten vorab auseinandergesetzt haben. Er muss wissen, mit welchem Aufgabengebiet der Mitarbeiter genau beschäftigt ist. Er muss seine Leistung kennen, ebenso muss er sein Potenzial einschätzen können. Auch die Entwicklung in der Zeitspanne während des letzten Mitarbeitergesprächs darf durchleuchtet werden.

Tipp 2 – Für ein gutes Vier-Augen-Gespräch muss die Atmosphäre stimmen

Das geht aber nur, wenn das Mitarbeitergespräch auf wertschätzender Ebene stattfindet und die Rahmenbedingungen dafür geschaffen sind. Es darf eine stimmige Atmosphäre vorhanden sein, in dem kein Stress vorherrscht. Daher darf ein passender Zeitrahmen geschaffen werden. Für ein Mitarbeitergespräch sollte mindestens eine Stunde eingeplant werden. Ebenso ist eine zeitgerechte Mitteilung des Termins wichtig – wann findet das Mitarbeitergespräch statt – denn nur so kann sich der Mitarbeiter entsprechend auf das Gespräch vorbereiten.

Tipp 3 – Das Feedback über den Mitarbeiter – Seine Stärken und Schwächen werden benannt

Die Stärken sowie das Potenzial des Mitarbeiters werden offen besprochen. Ein ehrliches Lob ist wünschenswert. Aber auch Kritik darf geäußert werden. Wichtig dabei ist, dass diese Kritik sachlich dargestellt wird und nicht verletzend ist. Schließlich geht es bei einem Mitarbeitergespräch darum, den Arbeitnehmer zu motivieren und ihn an die Firma zu binden. Zuerst werden die Stärken vorgebracht, dann folgen die Schwächen mit den passenden Verbesserungsvorschlägen.

Tipp 4 –  Das Feedback über den Vorgesetzten – Auch seine Stärken und Schwächen werden durchleuchtet

Auch eine Führungskraft hat Stärken und Schwächen, die nun zur Sprache kommen. Dabei sollte dem Mitarbeiter die Gelegenheit gegeben werden, sich zu äußern. Führungsschwächen gibt es viele, aber auch dafür gibt es passende Verbesserungsvorschläge dazu.

Tipp 5 – Der aktuelle Arbeitstand mit gesetzten Zielen wird offengelegt

Dabei wird analysiert, welche Ziele erreicht wurden und welche noch nicht. Wurde auf die Wünsche des jeweiligen Mitarbeiters dabei  Rücksicht genommen?  Ziele, die in der Zukunft liegen, werden genau ins Auge gefasst. Dabei wird zwischen relevanten und weniger relevanten beruflichen Zielen unterschieden. Dabei können einzelne Zielsetzungen neu angepasst werden.

Es ist hilfreich und nützlich, wenn das Mitarbeitergespräch schriftlich dokumentiert wird. Denn nur so kann beim nächsten Gespräch gut nachvollzogen werden, wie gut die jeweilige Umsetzung erfolgte. Dem Mitarbeiter ist ebenso eine Kopie des Gesprächsprotokolls auszuhändigen.

Fazit: Ein Mitarbeitergespräch ist für den Beschäftigten sowie für den Vorgesetzten sehr wichtig, um sich auf beruflicher Ebene – intensiver als im Berufsalltag – auszutauschen. Dabei werden gegenseitige Feedbacks erhalten. Es wird besprochen in welchen Bereichen es Verbesserungsbedarf gibt und was künftig besser laufen soll. Zum Abschluss des Gesprächs wird noch ein gemeinsamer Blick in die Zukunft geworfen.