Absageschreiben – So geht es richtig!

Einem Bewerber eine Absage zu übermitteln, ist keine leichte Aufgabe. Recruiter finden keinen Gefallen an solchen Tätigkeiten und deshalb lassen sie diese einfach aus. Dennoch wird oft verkannt, dass auch ein Absageschreiben positive Effekte nach sich ziehen kann.

Absageschreiben verlassen sich gerne auf Floskeln
Es ist oft sehr frustrierend für Bewerber, denn die meisten Floskeln kennen sie bereits. Und viele Bewerber sehen eine Absage als Kritik an, sie sehen sich in ihrer Persönlichkeit gekränkt.  Darum ist es umso wichtiger, den Sachverhalt in einem Absageschreiben einen positiven Impuls zu schenken.

Nur ein positiver Impuls und wertschätzende Worte deuten auf eine stimmige Firmenphilosophie hin.

Ein Absageschreiben, welches nur auf Floskeln aufgebaut ist und vielleicht noch einen negativen Beigeschmack liefert, ist nur enttäuschend. Der Bewerber wird bei diesem Unternehmen keinen zweiten Anlauf starten und irgendwann vielleicht eine andere Bewerbung abgeben. Zudem wird dieser eine Bewerber verkünden, welche Umgangsformen in dieser Firma herrschen. Auch diverse Bewertungsplattformen dürfen nicht vergessen werden. Das Internet vergisst nichts. Darum ist es wichtig, dass der Recruiter in seinem Absageschreiben verbindend und wertschätzend ist.

Der passende Zeitpunkt für eine Absage
Ein Absageschreiben sollte immer innerhalb von einer Frist von 2 Wochen versendet werden. Das ist eine akzeptable Zeitspanne.

Absageschreiben verfassen – Je individueller umso besser
Darum darf die persönliche Ansprache des Bewerbers auf keinen Fall fehlen. Zudem darf Bezug auf die Bewerbung sowie dem Lebenslauf genommen werden.

Je individueller sich das Absageschreiben gestaltet, umso besser ist es. Denn somit wird für den Bewerber umgehend aufgezeigt, dass der zwar den gewünschten Job nicht bekommen hat, aber dass die Umgangsformen in diesem Unternehmen wirklich top sind.

Wer nicht die richtigen Worte beim Absageschreiben trifft, der kann dem Ansehen der Firma durchaus schaden. Denn die Wahrnehmung nach außen hin ist somit getrübt. Wer das auf lange Zeit praktiziert, wird mit negativen Folgen zu rechnen haben.

Denn im Absageschreiben darf auf die bisherigen beruflichen Erfolge verwiesen werden, auf das Engagement, auf die Motivation, auf die Talente. Zuerst bekommt der Bewerber in seiner Absage ein positives Feedback und dann erst folgt ein „leider“ oder „aber“.

Beim Absageschreiben muss auch immer das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), welches seit 2006 seine Gültigkeit hat, berücksichtigt werden. Denn der Bewerber darf weder wegen des Alters, des Geschlechts, der Religion, der ethnischen Herkunft, der Behinderung oder der sexuellen Orientierung diskriminiert werden.

Das Giveaway gemeinsam mit dem Absageschreiben
Viele Unternehmen nutzen das Giveaway, um über die Absage hinwegzutrösten. Ob diese Methode Sinn ergibt, ist bestritten. Aber oft kann es hilfreich sein, wenn ein paar Kaubonbons auf die schlechte Nachricht folgen. Denn die meisten Unternehmen bedienen sich der Methode, die Bewerbungsunterlagen per Post zurückzusenden und da kann ein kleines Giveaway als nett gemeinte Draufgabe nicht schaden.

Wer mit einer wertschätzenden Absage in Erinnerung bleiben möchte, der benutzt folgende Textbausteine im Absageschreiben:
Unser Unternehmen bedankt sich sehr herzlich für die Zeit und Mühe, die Sie investiert haben, bedauerlicherweise müssen wir Ihnen mitteilen, dass die Stelle anderweitig besetzt wurde.  Bei der großen Anzahl an Bewerber/innen sind es oft nur Nuancen, die letztendlich den Ausschlag geben. Wir haben uns die Entscheidung nicht leicht gemacht und hoffen auf Ihr Verständnis. Das Unternehmen XY würde sich freuen, wenn Sie auf weitere Stellenanzeigen unserer Firma antworten, denn Ihre Bewerbung ist uns in guter Erinnerung. Wenn wir eine ähnliche Position besetzen, lassen Sie uns bitte eine erneute Bewerbung zukommen.

Wer so eine Absage erhält, der richtet seinen Blick automatisch in die Zukunft und die Gegenwart erhält somit weniger Gewichtigkeit. Damit kann eine Job-Absage besser weggesteckt werden.

Fazit: Ein Absageschreiben sollte immer verfasst werden. Das ist eine Frage der Wertschätzung und des Anstands. Das ideale Absageschreiben gibt es nicht, denn jede Absage ist mit negativen Emotionen behaftet. Dennoch macht der Ton die Musik. Es muss das Gefühl vermittelt werden, dass sich das Unternehmen mit dem Bewerber ausgiebig auseinandergesetzt hat. Das schenkt der Absage eine individuelle Note.